Dans de nombreux secteurs, le métier d’assistante de direction s’avère indispensable. Mais en quoi consiste-t-il concrètement ? Quelle formation suivre pour exercer cette profession ?
De quelles compétences disposer pour pouvoir être assistante de direction et s’épanouir dans ce métier ? Où est-il possible d’exercer ? Autant de questions auxquelles nous vous proposons des éléments de réponse.
Comment devenir assistante de direction ?
S’il existe bien évidemment des assistants de direction, on utilise plus généralement le féminin, car cette profession tend à attirer plus de femmes que d’hommes.
Une assistante de direction va être amenée à réaliser différentes tâches quotidiennes que nous détaillerons plus bas.
Sachez d’abord que pour accéder à cette profession, plusieurs choix s’offrent à vous : bac pro, BTS, DUT, licence professionnelle ou encore formations complémentaires comme une formation d’assistante de direction à distance, idéale pour une reconversion professionnelle par exemple. Ainsi, quelle que soit votre formation initiale, il n’est jamais trop tard pour décider de changer de voie professionnelle si le métier d’assistante de direction vous intéresse. Cette profession est en effet très plébiscitée dans de nombreux secteurs, et vous amène à effectuer de nombreuses tâches variées au quotidien.
Compétences nécessaires
Au cours de votre formation, vous serez amenée à étudier de nombreuses disciplines, comme le management, la gestion, la comptabilité, mais aussi la communication, les outils bureautiques… On pensera par exemple aux outils de gestion de projet, à l’apprentissage de coordination d’équipes ou encore à l’apprentissage de la gestion des relations interpersonnelles.
La maîtrise de l’anglais représente également un atout indéniable. Passer, en complément de votre formation, le TOEIC ou le TOEFL, ajoute un réel plus sur votre CV pour devenir assistante de direction. En effet, si vous travaillez au sein d’une entreprise ayant des clients étrangers, la maîtrise de l’anglais (ou autre langue) sera clairement bénéfique, pour ne pas dire obligatoire !
Missions en tant qu’assistante de direction
Plannings et réunions
Si de nombreuses compétences sont requises pour exercer en tant qu’assistante de direction, c’est, car les missions de cette profession sont, elles aussi, très variées.
Il vous faudra tout d’abord savoir gérer les agendas de l’entreprise chez qui vous exercez. Cela passe concrètement par une planification et une organisation des différents déplacements, réunions, et des rendez-vous. Gardez à l’esprit qu’un emploi du temps est souvent amené à changer ; il faut alors être en mesure de pouvoir le réorganiser en conséquence (ex : en cas d’annulation d’un rendez-vous, d’une demande urgente pour en ajouter un…).
Nous parlions de réunions, et pour cause : en tant qu’assistante de direction, vous jouerez un rôle majeur pour coordonner celles-ci. Préparer les dossiers, rédiger les comptes-rendus post réunions et suivi des actions indiquées dans la réunion font ainsi partie de vos missions en tant qu’assistante de direction.
Tâches administratives
L’administratif est un pan essentiel de toute entreprise, et c’est justement vous, l’assistante de direction, qui va devoir gérer cet aspect indispensable au bon déroulement de l’activité.
Les tâches administratives incluent par exemple le traitement des correspondances (courriers, mails), la gestion documentaire (archiver les documents quand nécessaire) ou encore la préparation et le suivi des différents dossiers administratifs (qui peuvent être de nature très différente, allant d’un appel d’offre à une candidature pour un futur collaborateur par exemple).
La préparation de dossiers permet, quand nécessaire, de présenter celui-ci à la personne en charge (ex : responsable commercial, services RH), lui fournissant ainsi tous les éléments indispensables en temps voulu.
Communication interne comme externe
Une mission étroitement liée à l’administratif, mais pouvant être considérée comme différente. Gérer les communications implique de s’occuper de celles à l’intérieur de l’entreprise (entre les différents services et collaborateurs) mais aussi vers l’extérieur, par exemple les clients ou partenaires commerciaux. Rappelons que la bonne transmission d’informations est essentielle à la réussite d’une entreprise pour des raisons organisationnelles et économiques !
Où exercer ?
Enfin, le métier d’assistante de direction peut s’exercer au sein de nombreuses structures : startups, TPE-PME, grosses entreprises, mais aussi organismes publics, ONG ou encore cabinets de conseils et professions libérales. Un métier qui est donc très ouvert et où il est facile de trouver de l’emploi tant les possibilités sont variées !