Devenir Hôtesse d’accueil / Standardiste / Opérateur de saisie / Secrétaire & Assistant de direction

Résumé de l’accès au métier

Débouchés : Métier Métier Formation Formation
Durée de formation : 2 ans après le Bac pour un BTS ou pour un DUT
Diplôme requis d’entrée en formation : Baccalauréat
Lieux de formation : lycées professionnels ou organismes privés ou universités
Déplacements : NON

Le métier

Ces professionnels administratifs représentent ceux qui les emploient et bien souvent, ils sont la première image que l’extérieur a d’une entreprise, et celle qui restera. Une excellente présentation, une élocution correcte et agréable et des compétences certaines en rédaction (orthographe et grammaire impeccables) sont indispensables à ceux qui sont en contact direct avec le public ou avec les clients.

Ces professions sont encore très féminisées.

Les fonctions exercées par les hôtesses ou les hôtes d’accueil et par les standardistes sont diverses : accueil et information des personnes (usagers, clients, partenaires, etc.) physiquement, par téléphone ou par le biais de l’écrit (fax, email, etc.). Une bonne mémoire pour mettre un nom sur un visage ou pour se souvenir de détails concernant une situation ou une personne est un atout non négligeable pour exercer ces professions.

L’opérateur de saisie utilise les outils bureautiques de base (bases de données déjà paramétrées, formulaires et modèles de courrier, etc.) pour entrer et pour saisir des informations informatiquement, et pour permettre ainsi une diffusion des données plus rapide et souvent partagée. Ces professionnels peuvent travailler au sein d’entreprises de transport pour saisir des bons de commandes ou dans des entreprises au service comptabilité pour saisir des factures, etc..

Le secrétaire de direction et l’assistant de direction ont un rôle plus étendu et ils sont rattachés à un ou à plusieurs services ou à une personne en particulier. Utilisant au minimum les outils bureautiques courants (traitements de textes, tableurs et présentations en diaporama), ils sont un appui administratif pour les responsables, cadres, etc. qui ont recours à leurs services pour des courriers, des comptes-rendus de réunions, des gestions de plannings, des prises de rendez-vous, des réservations ou des achats de billets d’avions, etc..

L’anglais écrit et oral est incontournable dans la plupart des postes proposés en entreprise, même si au final il ne sera pas ou que peu utilisé. La maîtrise d’une troisième langue, autre que l’anglais, est un atout très souvent gagnant lors d’un recrutement.

Aujourd’hui, des profils qualifiés et polyvalents d’assistants de direction sont recherchés, notamment dans la comptabilité, le juridique, le médical ou la rédaction/édition (secteur des médias).

L’accès au métier

Pendant longtemps, une bonne présentation et une maîtrise du français oral et écrit suffisaient pour occuper ces postes. Aujourd’hui, si l’expérience professionnelle est là, significative et diversifiée en terme de tâches, l’insertion professionnelle peut encore se faire, mais de plus en plus difficilement.

L’évolution du marché de l’emploi démontre que, de plus en plus souvent, le BTS Assistant de Manager ou le BTS Assistant de Gestion PME-PMI ou le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations est exigé, et que la maîtrise de l’anglais est très appréciée. Des profils ayant un niveau d’études plus élevé proposent désormais leurs compétences sur le marché de l’emploi.

Les contraintes du métier

Le travail s’effectue en horaires fixes de journée et en semaine, sauf organisation spécifique de l’entreprise – par exemple un hôte d’accueil détaché sur un salon.

Les lieux d’exercice

– Quasiment dans tous les secteurs : transport, industrie, grande distribution, associations, établissements sanitaires et sociaux, etc.

– Dans les Salons, dans les Foires, dans l’événementiel par le biais souvent d’agences de communication ou d’agences d’intérim